To-do-Liste

Die To-do-Liste hilft uns, konzentrierter zu arbeiten und nicht vom grossen Aufgabenberg überwältigt zu werden. Für den ultimativen Überblick über alle Aufgaben sollten Sie nicht eine, sondern gleich drei Listen anlegen. Und zwar eine Masterliste, eine Wochenliste und eine Tagesliste. Nachfolgend erfahren Sie, wofür diese Listen gut sind:

• Masterliste
  Jede Aufgabe, die in absehbarer Zeit erledigt werden muss, findet ihren Platz auf der Masterliste. Vorerst ist es egal, wie wichtig die Aufgabe ist. Notieren Sie alles, was Ihnen momentan durch den Kopf geht. Dies dürfen auch Meetings und Telefonate sein. Zusätzlich können Sie die Telefonnummern oder das Thema dazuschreiben. Da die Masterliste nicht übersichtlich genug ist, werden die einzelnen Punkte in einem zweiten Schritt in der Wochenliste strukturiert.

• Wochenliste
  Welche Aufgaben müssen Sie diese Woche abarbeiten? In der Wochenliste finden alle Aufgaben, die Sie diese Woche erledigen müssen, ihren Platz. Diese Liste besteht also aus Teilaufgaben Ihrer Masterliste. Sobald Sie diese Liste erstellt haben, folgt die Tagesliste.

• Tagesliste
  Die Tagesliste umfasst alle Aufgaben, die heute zu erledigen sind. Versuchen Sie alle Aufgaben nach der Priorität zu ordnen. So können Sie die Punkte Ihrer To-do-Liste nach und nach abarbeiten. Beachten Sie jedoch, dass Sie nicht zu viele Aufgaben auf einmal notieren. Das könnte zu einer Überforderung führen und Sie ganz schnell zum Ausgangspunkt zurückbringen.

Damit Ihnen die Erstellung der To-do-Listen und Ihrem Arbeitsplan leichter fällt, haben wir ein paar Tipps für Sie zusammengetragen:

Puffer einplanen

Die Übersicht über Ihre Aufträge ist nun gegeben, doch gehen wir einen Schritt weiter. Erstellen Sie sich einen Arbeitsplan, denn nun kommt es auf das richtige Zeitmanagement an. Meistens dauern Aufgaben länger, als Sie eigentlich dachten. Es ist deshalb ratsam, Puffer für alle Aufträge einzuplanen und nie mehr als 70% der Arbeitszeit zu blockieren. Sollte nun doch etwas dazwischen kommen, geraten Sie nicht in Stress.

To-do-Liste abends erstellen

Schreiben Sie Ihre To-do-Liste für den nächsten Tag jeweils am Vorabend. Warum Sie das tun sollten? Ganz einfach: so verlieren Sie am Morgen keine Zeit mit dem Planen, sondern legen direkt mit Ihren Aufgaben los. Zusätzlich können Sie den aktuellen Stand der Aufträge direkt in den Zeitplan schreiben. 

In Teilschritten arbeiten

Manche Tasks nehmen mehr Zeit in Anspruch, als andere. Bei diesen Aufgaben ist es ratsam, in Teilschritten zu arbeiten. So haben Sie nicht das Gefühl, dass Sie stehenbleiben. Jeder abgehakte Teilschritt ist eine Sorge weniger.

Erledigte Tasks

Betrachten Sie jeden Abend Ihre Tagesliste und legen Sie den Fokus auf die erledigten Aufgaben. Sehen Sie, was sie heute alles geschafft haben? Machen Sie weiter so!

 

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